OrganiZATOR. Guía de uso

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Componentes de un ítem

§1  Un poco de sal y pimienta

Como señalamos en la introducción, la base de datos de Zator contiene solo dos tipos de elementos: átomos (ítems 1) y enlaces (2). Podemos suponer que los primeros son escalares que tienen un único componente que es su título, un texto alfanumérico de un máximo de 360 caracteres.  Por su parte, los enlaces son "relaciones"; entidades de tipo vectorial que tienen un origen, un destino y un calificador (un escalar).  Sin embargo, la implementación utilizada en esta versión, utiliza algunas construcciones auxiliares que le confieren una mayor facilidad de uso para las aplicaciones habituales del usuario genérico al que se destina.  Estos elementos, que podemos considerar como añadidos al título de cada átomo, son los siguientes:

Nota Campo texto para notas complementarias; puede tener una longitud máxima de 1.500.000 caracteres.  Su contenido aparece en la ventana 4 de la figura 1.
Bitácora Es un campo multilínea, en el sentido de que puede contener una cantidad variable de líneas (entradas). Cada línea tiene a su vez seis columnas, que se detallan a continuación.  Su contenido aparece en la ventana 5 de la figura 1.
Fecha Puede definirse en el momento de crear/modificar la línea.
Descripción Línea de texto con una longitud máxima de 255 caracteres
Nota Campo texto con una longitud máxima de 1.500.000 caracteres.  La columna Nota de la ventana de bitácora (5) muestra el número de caracteres que contiene la celda correspondiente (---- si está vacío). Cuando se da foco con el ratón a una línea de bitácora, la ventana 4, que normalmente contiene la nota del ítem de dBase (átomo), pasa a mostrar el contenido de la nota de la línea.  Para recordar este cambio de uso, el letrero emergente ("tooltip") que aparece brevemente cuando se sitúa el cursor sobre la ventana 4, señala el propietario de la misma [1] -a quien pertenece la nota mostrada en la ventana en ese momento-.
Dirección Línea de texto con una longitud máxima de 260 caracteres.  Su uso puede ser cualquiera, pero para determinadas funcionalidades especiales de la bitácora, se espera encontrar aquí la dirección (path) de un objeto; la dirección (URL) de un recurso Web, o una dirección de e-mail.
Ejecutable Línea de texto con una longitud máxima de 40 caracteres.  Al igual que el campo anterior, su uso puede ser cualquiera, pero determinadas funcionalidades, esperan encontrar aquí el título de uno de los comandos definidos en el catálogo de comandos.
Carga Como se verá a lo largo de estas páginas, la dBase de Zator permite mantener cierto control sobre objetos del sistema (ficheros externos a la dBase).  Por ejemplo, ficheros .DOC de Word, que pueden ser llamados a edición desde la dBase, o ficheros de música .MP3 que pueden ser reproducidos siguiendo comandos lanzados desde un hipotético catálogo de canciones de la dBase.  Sin embargo, la dBase también puede albergar estos ficheros en su interior; extraerlos a un fichero temporal cuando sea necesario utilizarlos, y volver a almacenarlos.

Esta celda de cada línea de la bitácora puede contener uno de estos ficheros binarios.  Al igual que ocurre con la columna Memo, las celdas de esta columna muestran el tamaño (---- si está vacío) del objeto (BLOB) contenido en el campo [2].

 

Figura 1

Como se infiere de la descripción anterior, el uso de la bitácora queda a la discrecionalidad del usuario, y puede adaptarse a multitud de circunstancias. El límite está en la imaginación y necesidades de cada uno.

Observe que el tipo de contenido de la bitácora del átomo A no tiene porqué coincidir con el uso que reciba la del átomo B.  Como muestra, y solo como una pincelada al respecto.  Si por ejemplo, ciertos átomos de nuestra dBase contuviesen datos de pacientes de un médico, cada línea podría contener el resultado de una consulta; una exploración; una visita; una prueba. etc.  Junto a las anotaciones del caso, la celda carga podría contener la digitalización de una prueba radiológica o cualquier otro tipo de contenido, aunque también podrían tratarse de ficheros externos referenciados desde el campo dirección.  En cambio, si otros átomos corresponden a datos de alumnos, las correspondientes líneas de sus bitácoras podrían contener los resultados de evaluaciones parciales, etc.  Finalmente, si un átomo se refiere al seguimiento de nuestra propia dieta, las líneas de bitácora quizás contuviesen solo las fechas y pesos de nuestra evolución.

Hemos dedicado un apartado especial para la explicación detallada de sus características y mantenimiento ( D.8)

  Extendidos Denominamos datos extendidos, a un conjunto de campos pensados para albergar información complementaria.  Si el ítem representara a una persona física, una empresa, un cliente, etc. podríamos suponer que contienen los datos que normalmente pueden encontrarse en una agenda de direcciones, en una ficha de cliente, etc.

El acceso a esta parte de la información del átomo actual se obtiene pulsando el botón o la pestaña superior correspondiente -etiquetada dB extend.- con lo que la ventana pasa a mostrar los campos extendidos, adoptando el aspecto señalado en la figura 2.  Observe que solo han cambiado el espacio superior de la ventana -el ocupado normalmente por las ventanas principales-.

Nota: Zator trata de ajustarse automáticamente a su pantalla a fin de obtener la mejor visión posible, de forma que dependiendo de la resolución de la misma, es posible que la distribución de campos sea ligeramente distinta que en la figura.

Existen tres tipos de campos extendidos:

Texto Del tipo señalado con 6 en la figura 2 y etiquetados Nombre, Profesión, Alias, País, etc.  Permiten un texto de una línea de longitud variable en cada caso (indicado en el proceso de creación).
Multilínea Es el etiquetado eDir (direcciones electrónicas); aparecen en la ventana 7 y sus características son similares a las indicadas anteriormente para la bitácora, aunque en este caso solo tiene tres columnas: Número; Descripción y Ejecutable.

Su propósito es evidente; almacenar direcciones email; teléfonos, Fax, etc.  Aunque en realidad, pueden utilizarse para albergar cualquier tipo de dato.  También aquí, para determinados usos específicos, se espera que la celda Ejecutable contenga el título de uno de los comandos definidos en el catálogo de comandos.  En estos casos, la celda número suele contener una dirección e-mail, aunque podría ser cualquier otra cosa.

Marco de imágenes Situado en la ventana 8, permite almacenar imágenes de cualquier tipo, relacionadas con el ítem de la dBase (átomo) mostrado en pantalla.  La barra de herramientas situada sobre él proporciona información complementaria sobre las imágenes almacenadas; hacer zoom  y mostrarlas sucesivamente. El botón permite pasar alternativamente del modo visión al de mantenimiento. Desde este último, se pueden controlar las imágenes contenidas en el marco.

Cada átomo de la dBase puede almacenar su propia colección de imágenes en el marco, pudiendo utilizarse imágenes de cualquier tipo que sean reproducibles por el navegador Web ("browser") incrustado en la página.

Los objetos -imágenes- mostrados en el marco, pueden ser almacenados de forma externa a Zator o de forma interna. En el primer caso, Zator solo almacena la dirección del recurso, pudiendo utilizarse direcciones de la Web (ULRs) o la dirección ("path name") de cualquier objeto situado en el propio equipo, o en otro nodo de la intranet (LAN).  En el caso de seleccionarse almacenamiento interno en el momento de creación de la imagen, los objetos seleccionados son incorporadas a la propia dBase de Zator [3].

En el momento de la creación del átomo, puede fijarse el contenido de los campos extendidos estableciendo sus valores en el formulario correspondiente. Más tarde, es posible editarlos/modificarlos haciendo uso del menú contextual que aparece al hacer clic derecho con el ratón sobre ellos.

Observe que el contenido del marco de imágenes debe establecerse mediante el menú contextual que es accesible cuando está en modo mantenimiento.

Figura 2

Aunque su finalidad principal es evidente, en realidad, los campos extendidos pueden utilizarse con cualquier propósito.  De hecho, los títulos  Nombre, Profesión, Alias, País, etc. que aparecen sobre ellos pueden ser controlados por el usuario -los que aparecen por defecto pueden ser cambiados por otros-, de forma podrían representar las características de las piezas de un almacén; los componentes de un producto, los libros de una biblioteca, o cualquier otra entidad. ( Cambiar títulos)

Nota: una vez cambiados, los títulos tienen validez para todos los registros de la dBase modificada.  Si necesita distintos tipos de etiquetado, el único recurso es establecer distintas dBases y la facilidad para el cambio de área de trabajo que ofrece la aplicación.

emails Zator dispone de un cliente email, que permite enviar y recibir correos electrónicos, y cada ítem de dBase, dispone de una carpeta donde pueden almacenarse los email que consideremos asociados a él (tanto los correos recibidos, como una copia de los enviados). Los email asociados al ítem actual, junto con el contenido de cada uno, pueden verse en la pestaña correspondiente [ dB. emails].

Además, existen opciones para cambiar su posición (hacerlo depender de un ítem de dBase distinto del actual); para manejar sus ficheros adjuntos (attachments), e incluso para trasladarlo automáticamente desde la carpeta contenedora actual, a la de un ítem de dBase que contenga una dirección email igual a la del remitente o a la del destinatario [4].  De esta forma puede utilizarse la carpeta un ítem de como buzón de entrada/salida y a continuación, almacenar cada email en la localización adecuada. Son las opciones "Este email -> mover a carpeta del remitente / mover a carpeta del destinatario".

Nota Además de los atributos correspondientes, cada email puede ser asociado con una nota; campo texto con una longitud máxima de 1.500.000 caracteres.  La columna Nota de la ventana de emails muestra el número de caracteres que contiene la celda correspondiente (---- si está vacío). Cuando se da foco con el ratón a un email, la ventana 4, que normalmente contiene la nota del ítem de dBase, pasa a mostrar el contenido de la nota del email.
§4  Un consejo final

Una vez que se haya percatado de las posibilidades de Zator, es posible que si tiene información dispersa de cualquier tipo; documentos, fotos, música, bibliografía, etc. etc. piense introducirla y manejarla a través de OrganiZATOR, lo cual no sería de extrañar, ya que a fin de cuentas, la aplicación está pensada para eso. Sin embargo, antes de lanzarse a una entrada masiva de datos, mi consejo es que medite detenidamente el esquema que aplicará y realice pruebas preparatorias a pequeña escala; compruebe en cada caso la usabilidad, el rendimiento, la facilidad de búsqueda y localización de la información, etc.  La razón es que Zator es extraordinariamente flexible, y la propia flexibilidad puede volverse un inconveniente hasta que tenga cierto entrenamiento mental y cierta práctica.  Seguro que después de meditar un rato se le ocurren al menos media docena de formas posibles de montar la información.  Aunque todas puedan ser igualmente válidas, quizás una resulte mejor o más apropiada que otra para los fines que se propone y para su particular forma de utilizar los datos.

§5  Ejemplos

A título de ejemplo y como fuente de ideas, en la dBase suministrada con la aplicación, se incluyen algunos átomos que puede examinar para ayudarse en el aprendizaje de su funcionamiento. Aconsejamos no borrarlos hasta no estar seguro de haber comprendido todos los rincones de la dBase.

  Inicio.


[1]  Es importante no olvidar esta característica, especialmente en los procesos de edición/modificación de este campo (haciendo clic derecho con el ratón sobre la ventana). En estos casos es fundamental tener en cuenta "de quién" es el campo que se está editando, ya que la ventana 4 tiene un uso múltiple, y dependiendo de donde esté el foco, su contenido puede ser la nota de:

  • Un ítem de las ventanas principales (1)

  • Una línea de bitácora (5)

  • Un ítem de las ventanas inferiores (2) que representa el origen, el destino o el calificador de un enlace.

  • Un objeto del marco de imágenes (8)

  • Un un email 

  • Un ítem de una ventana de resultado

  • Una línea de resultado de bitácora.

  • Un mensaje (recibido, enviado o pendiente de salida)

  • Un evento del planificador (Cita, Vencimiento, Pendiente o Efeméride)

[2]  BLOB es el acrónimo de Binary Large Object; aunque en general se refiere a ficheros binarios de cualquier tamaño.

[3]  No es posible almacenar internamente objetos externos que sean a su vez compuestos de otros elementos. Por ejemplo, páginas Web, o que estén fuera del sistema de ficheros local.

[4]  La dirección email coincidente puede estar en el campo eDir o en el título de un ítem.